Informationen an Bewerber

Mit Ihrer Entscheidung, sich auf diese Stelle zu bewerben, übermitteln Sie neben Ihren persönlichen Daten auch Informationen über Ihren schulischen und beruflichen Werdegang.

Ihr Lebenslauf wird mit Absenden des Bewerbungsformulars automatisiert verarbeitet und die Daten werden in der Bewerberdatenbank gespeichert. Ihre Anlagen werden mit einer Texterkennungssoftware bearbeitet und die erkannten Inhalte zu Ihrem Datensatz gespeichert. Ihre Originaldokumente werden zu PDF-Dokumenten konvertiert und ebenfalls zu Ihrem Datensatz gespeichert. Ihre Originaldateien werden gelöscht.

Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen per E-Mail werden diese automatisch ausgelesen und in unserem Bewerbermanagementsystem erfasst. Hierbei werden alle mitgesendeten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise) sowie die darin enthaltenen Informationen gespeichert.

Sollten Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen noch persönlich oder auf dem Postweg übermitteln, digitalisieren wir diese zunächst und erfassen sie anschließend ebenfalls in unserem Bewerbermanagementsystem. Die Originalunterlagen senden wir Ihnen umgehend wieder zurück.

Verantwortlicher:

Unternehmensgruppe Graf von Oeynhausen-Sierstorpff GmbH & Co. KG Holding
Brunnenallee 1
33014 Bad Driburg
E-Mail: bewerbung@ugos.de 

Datenschutzbeauftragter:

Oliver Baldner
Telefon: 05251 6889480 
E-Mail: oliver.baldner@bits.gmbh 

Zwecke der Datenverarbeitung personenbezogener Daten sowie die Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten erfolgen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO.

Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten zum Zweck der Rechtsverteidigung im Rahmen von geltend gemachten Ansprüchen (beispielsweise resultierend aus dem AGG). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. 

Sofern wir Sie im Laufe des Bewerbungsverfahrens zu bestimmten Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten um die Erteilung einer freiwilligen Einwilligung bitten, so erfolgt die jeweilige Datenverarbeitung auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO, Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG. Dies kann beispielswiese dann der Fall sein, wenn wir Sie bitten, Ihre Bewerbung über das Bewerbungsverfahren hinaus speichern zu dürfen, um Sie gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt berücksichtigen zu können oder wenn wir Sie darum bitten, Ihre Bewerbung an ein anderes Unternehmen der Unternehmensgruppe Graf von Oeynhausen-Sierstorpff GmbH & Co. KG Holding weiterleiten zu dürfen.

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Im Rahmen der Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

• Kontaktdaten,
• Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Zeugnisse des Schul- und Universitätsabschlusses,
• ggf. weitere Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellen
• Eigene Aufzeichnungen, Kommentare, Einschätzungen und Beurteilungen, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erstellen

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden an interne Stellen weitergeleitet, die mit der Bearbeitung Ihrer Bewerbungsunterlagen und der Durchführung des Bewerbungsverfahrens betraut sind. Hierbei handelt es sich um die Personalabteilung sowie die jeweiligen für die betreffende Stelle zuständigen Fachabteilungen. 

Zur Durchführung des Bewerberportals setzen wir mit der concludis GmbH, Frankfurter Str. 561, 51145 Köln einen externen Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß den Bestimmungen des Art. 28 DS-GVO ein. Die concludis GmbH hostet und wartet in unserem Auftrag das Portal. Eine Vereinbarung zur Auftragsvereinbarung haben wir mit der concludis abgeschlossen. Die concludis GmbH setzt mit unserer Zustimmung und unter Beachtung der Vorgaben nach Art. 28 DS-GVO ihrerseits weitere externe Dienstleister als (Unter-)Auftragsverarbeiter ein. Dabei handelt es sich um:

• Die Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, die Server zum Hosten zur Verfügung stellt, und
• das niederländische Unternehmen Textkernel BV, das das Parsing (Zerlegen und Umwandeln) Ihres Lebenslaufs auf Servern in Deutschland durchführt.

Durch den Abschluss der Vereinbarungen sind die genannten Unternehmen verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach unseren Weisungen zu verarbeiten und die strengen Vorschriften der DS-GVO, insbesondere zum Schutz Ihrer Daten gemäß Art. 32 DS-GVO einzuhalten.

In Konfliktfällen behalten wir uns vor, Ihre Daten soweit erforderlich zur Verteidigung unserer Rechte an unseren rechtlichen Beistand und ggf. die Arbeitsgerichtsbarkeit zu übermitteln.

Datenübermittlung an Empfänger in einem Drittland

Eine Weiterleitung Ihrer Daten in ein Drittland erfolgt nicht. 

Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es erforderlich ist, zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie zur Erbringung des Nachweises, dass im Bewerbungsverfahren keine Benachteiligung von Bewerbern nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) vorgelegen hat. Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert wurden, werden daher 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens automatisch gelöscht.

Betroffenenrechte / Beschwerderecht

Sie haben gemäß Art. 15 DS-GVO das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen der Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

Sie haben gemäß Art. 16 DS-GVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 17 DS-GVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht eine Rechtsgrundlage besteht, die uns zur weiteren Speicherung der Daten berechtigt oder verpflichtet.

Sie haben gemäß Art. 18 DS-GVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn

• die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen,
• wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen,
• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Sie haben gemäß Art. 20 DS-GVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Sie haben gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt. 

Quellen, aus denen Ihre personenbezogenen Daten stammen

Wir erheben im Rahmen des Bewerbungsverfahrens personenbezogenen Daten aus den folgenden Quellen:

• Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung gestellt haben,
• Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens selbst erstellt haben (eigene Aufzeichnungen)

Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Eine Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten hat zur Folge, dass wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können und Sie bei der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses leider nicht berücksichtigen können.